Memahami Peranan Masing-Masing

Memastikan ahli jawatankuasa, penasihat dan pekerja pertubuhan adalah mereka yang berkebolehan.

Setiap pemegang jawatan dan pihak pengurusan pentadbiran pertubuhan perlu memahami peranan dan tugas yang dipertanggungjawabkan.

Menghadkan tempoh memegang jawatan selama enam tahun sahaja. Pelantikan semula bagi jawatan tersebut boleh dipertimbangkan selepas selang satu penggal. Namun begitu tempoh maksimum memegang jawatan utama dihadkan kepada 12 tahun sahaja.

Menyediakan kepimpinan pelapis bagi memastikan kelangsungan pertubuhan.

Mempunyai tatacara yang jelas berkaitan pengendalian kesalahan disiplin.

Memastikan tiada individu membuat kenyataan bagi pihak pertubuhan kecuali mendapat kebenaran dari jawatankuasa pertubuhan.

Pekerja pertubuhan tidak boleh mengambil bahagian dalam membuat keputusan atau mengundi.

Memastikan Matlamat Pertubuhan Tercapai

Memastikan program yang dirancang selari dengan objektif pertubuhan.

Sentiasa peka terhadap dasar , polisi dan inisiatif semasa yang berkaitan dengan pertubuhan.

Mempunyai pelan transisi (transition plan) yang lengkap dan telus bagi memastikan kelangsungan pertubuhan.

Kejayaan dan pengiktirafan pertubuhan dihebahkan kepada umum.

Mengamalkan Kawalan yang Berkesan

Mengkaji dan meminda perlembagaan pertubuhan selaras dengan perkembangan dan keperluan semasa.

Mempunyai satu SOP yang lengkap untuk kegunaan AJK, pekerja dan sukarelawan pertubuhan.

Mewujudkan peraturan kecil pengendalian mesyuarat, penggunaan premis dan harta benda pertubuhan.

Memastikan kehadiran ahli mesyuarat melebihi separuh daripada ahli berdaftar.

Mengenalpasti dan menilai semula risiko-risiko utama berkaitan pertubuhan dan mempunyai kaedah untuk menguruskan risiko tersebut.

Memastikan setiap pertubuhan mewujudkan Lembaga Bebas secara ad hoc yang tidak melibatkan AJK (semasa) bagi menguruskan dan menyelesaikan perselisihan dalaman secara berhemah.

Menyediakan belanjawan dan memantau prestasi perbelanjaan agar selaras dengan perancangan tahunan pertubuhan.

Memastikan perbelanjaan pentadbiran tidak melebihi 30% daripada belanjawan tahunan (overhead cost).

Mengoptimumkan penggunaan hasil pulangan daripada harta alih dan tak alih untuk mencapai objektif pertubuhan tanpa membuat simpanan berlebihan bagi mengurangkan risiko penyalahgunaan oleh mana-mana pihak.

Bertindak dengan Cekap Secara Individu dan Berkumpulan

Ahli jawatankuasa hendaklah dipilih berdasarkan kepada beberapa faktor seperti pengetahuan, kemahiran, berintegriti dan berkomitmen tinggi.

Seseorang ahli yang telah dilantik sebagai ahli jawatankuasa akan berkhidmat secara sukarela kepada pertubuhan.

Penyerahan tugas yang lengkap dan teratur disediakan secara bertulis selepas setiap pemilihan AJK.

Memastikan keputusan kolektif tercapai dengan menghormati dan mengambil kira pandangan semua ahli.

Memastikan perbincangan diadakan dan persetujuan antara ahli jawatankuasa tercapai sebelum memberi apa-apa pandangan rasmi terhadap isu-isu semasa.

Bertindak dengan Penuh Integriti dan Telus

Seorang ahli jawatankuasa/pekerja perlu mengisytiharkan konflik kepentingan yang wujud atau mungkin timbul kepada jawatankuasa dengan menandatangani perakuan bertulis:

► Mengisytiharkan hubungan kekeluargaan dengan ahli jawatankuasa/pekerja yang lain;

►Menawarkan untuk menarik diri dalam mana-mana mesyuarat jawatankuasa dan tidak boleh mengundi dan direkodkan dalam minit mesyuarat

►Memastikan bahawa tiada ahli-ahli/pekerja/penderma-penderma yang menggunakan pertubuhan itu untuk kepentingan peribadi;

►Tidak terlibat dalam tuntutan imbuhan kecuali atas urusan rasmi.

Seorang ahli jawatankuasa/pekerja tidak boleh untuk terlibat dalam sebarang urusniaga yang melibatkan kepentingan individu.

Mana-mana pekerja yang mempunyai hubungan kekeluargaan dengan ahli jawatankuasa (semasa), perlu melalui prosedur perlantikan, penilaian prestasi serta gaji seperti yang ditentukan oleh prosedur tanpa pengecualian.

Sekiranya terdapat pekerja sedemikian, ahli jawatankuasa tersebut perlu mengisytiharkan hubungan tersebut agar tidak mempengaruhi sebarang keputusan.

Memastikan tadbir urus pertubuhan adalah sentiasa terjaga.

Peranan dan fungsi-fungsi pertubuhan hendaklah dimaklumkan kepada ahli pertubuhan/masyarakat secara terbuka.

Memberi pengiktirafan kepada ahli-ahli yang telah memberi sumbangan dan pengorbanan kepada persatuan.

Sentiasa mempertimbangkan tanggungjawab kepada komuniti secara umumnya.

Jawatankuasa perlu mewujudkan mekanisme yang khusus bagi memastikan prosedur/polisi pertubuhan dipatuhi tertakluk kepada undang-undang yang digunapakai. Sebarang bentuk pelanggaran perlu diambil tindakan undang-undang.

Mewujudkan mekanisme untuk melindungi ‘whistle blower’ (pemberi maklumat).

Memastikan bahawa terdapat prosedur dan polisi untuk mengatasi ketidakjujuran dan salah guna kuasa. Ianya mungkin akan melibatkan prosedur tatatertib dalaman bagi kes-kes yang serius.

Memastikan ahli diberi peluang bela diri sebelum diambil sebarang tindakan disiplin terhadapnya.

Pertubuhan perlu mendengar dan memberi maklum balas kepada semua pihak berkepentingan (stakeholders).

Mengendalikan pandangan dan kritikan secara membina, adil, telus dan cekap.

Menyediakan saluran khusus bagi membolehkan ahli-ahli pertubuhan menyuarakan pendapat untuk menambahbaik tadbir urus pertubuhan contohnya peti cadangan (suggestion box).

Tidak mengagihkan lebihan wang pertubuhan semasa dibubarkan sesama ahli sebaliknya disalurkan kepada mana-mana pertubuhan yang mempunyai objektif serupa dengan pertubuhan.

Sebagai sebuah pertubuhan sukarela, ahli jawatankuasa tidak sepatutnya dibayar untuk menjalankan tugas-tugas sebagai ahli jawatankuasa. Namun begitu, sekiranya terdapat keperluan mendesak, sebarang bayaran yang diberi kepada ahli jawatankuasa perlu terlebih dahulu mendapat kebenaran dalam mesyuarat agung. Sekiranya terdapat sebarang pemberian elaun, ianya perlulah dinyatakan dengan jelas dalam penyata kewangan.

Kesemua ahli pertubuhan perlu didedahkan tentang risiko keterlibatan dalam aktiviti penggubahan wang haram dan pembiayaan keganasan.

Pertubuhan hendaklah mengelakkan daripada menggajikan kenalan dan keluarga untuk berkhidmat sebagai perunding atau penyampai perkhidmatan pertubuhan tersebut.

 

Lima(5) Prinsip Kod Tadbir Urus